Protection des données

La présente politique de confidentialité décrit quelles données personnelles nous collectons et traitons dans le cadre du site clubhaiser.lu et des activités du Club Senior gérées par Foyers Seniors a.s.b.l. (ci-après « nous »). Nous expliquons comment ces données sont utilisées, protégées, et quels sont vos droits à cet égard. Foyers Seniors s’engage à respecter la législation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (Règlement général sur la protection des données, « RGPD ») ainsi que la loi luxembourgeoise modifiée du 1er août 2018.

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Foyers Seniors a.s.b.l., association sans but lucratif établie au 15A, am Becheler, L-7213 Bereldange, Luxembourg. Foyers Seniors a.s.b.l. exploite le site clubhaiser.lu et organise les activités du réseau Club Senior sur le territoire luxembourgeois. À ce titre, elle détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles mis en œuvre. Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour exercer vos droits (détaillés ci-dessous), vous avez deux possibilités : contacter votre club qui transmettra votre demande à son délégué à la protection des données ou contacter directement le délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo@luxgap.com.

Nous veillons à collecter uniquement les données personnelles strictement nécessaires aux finalités exposées ci-après. Ces données peuvent être obtenues directement auprès de vous ou collectées automatiquement via votre utilisation du site :

Données que vous fournissez directement : informations d’identification et de contact (par exemple, nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone) que vous nous communiquez lors de l’inscription à une activité, à la newsletter, lors d’une prise de contact ou lors de la conclusion d’un contrat (par exemple en tant qu’intervenant ou partenaire). Dans certains cas, nous pouvons également recueillir d’autres informations en fonction de l’activité, telles que des informations de paiement (pour rémunérer un intervenant ou rembourser des frais). Enfin, avec votre consentement explicite, nous pouvons prendre des photographies ou vidéos lors des événements auxquels vous participez.

Données collectées automatiquement : la navigation sur clubhaiser.lu entraîne la collecte automatique de certaines données techniques liées à votre appareil et à votre session de navigation. Il s’agit notamment de l’adresse IP, du type de navigateur, du fuseau horaire, du système d’exploitation, ainsi que d’informations sur votre activité sur le site (pages consultées, durée de visite, site référent ou termes de recherche utilisés pour arriver sur notre site, etc.). Ces informations sont recueillies au moyen de cookies et technologies similaires (fichiers journaux, balises web, pixels invisibles). Pour plus de détails sur l’usage des cookies, veuillez vous référer à la section Cookies ci-dessous.

Les données personnelles collectées sont utilisées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Pour chaque traitement, nous nous appuyons sur une base légale conforme au RGPD. Les principales finalités et bases juridiques sont les suivantes :

Inscription et gestion des activités du Club Senior : nous traitons vos données d’identification et de contact afin d’enregistrer votre participation aux événements, ateliers, voyages ou formations proposés, de gérer les listes de participants, d’organiser la logistique (réservations, planning, transport) et de vous communiquer les informations pratiques liées à l’événement. Base légale : exécution d’un contrat (participation à l’événement ou service équivalent que vous avez demandé).

Communication et envoi d’informations (newsletter) : avec votre adresse email et, le cas échéant, d’autres coordonnées, nous vous adressons des informations sur les activités, programmes et actualités du Club Senior (par exemple, rappels d’événements à venir, nouvelles offres ou modifications de programme). Ce traitement vise à vous tenir informé et à maintenir le lien avec les membres et participants.

Base légale : l’intérêt légitime de communiquer avec son public et à promouvoir ses activités sociales (vous pouvez vous opposer à tout moment à la réception de ces communications – voir section Droits des personnes).

Prises de photos et vidéos lors des événements : lors de nos activités et événements, des images (photographies ou enregistrements vidéo) peuvent être réalisées à des fins de documentation et de valorisation des actions du Club Senior.

Événements internes ou à participation restreinte (ateliers, voyages, formations, sorties réservées aux membres) : les prises de vues sont effectuées uniquement avec le consentement explicite des personnes concernées, recueilli préalablement ou sur place. Ce consentement peut être retiré à tout moment sans incidence sur la participation à l’activité. Les images sont utilisées exclusivement dans le cadre de la communication institutionnelle du Club Senior (site internet, brochures, affiches, réseaux sociaux officiels).

Événements publics (manifestations, conférences, inaugurations ou activités ouvertes au grand public) : lorsque la participation est libre ou qu’un média est présent, la captation d’images repose sur l’intérêt légitime du Club Senior à documenter et promouvoir ses actions. Dans ce cas, les participants peuvent apparaître de manière accessoire sur des photos ou vidéos d’ensemble illustrant l’événement. Aucune image isolant une personne identifiable ne sera publiée sans son accord préalable.

Gestion des intervenants et partenaires : nous traitons les données des intervenants (animateurs, formateurs, artistes, artisans, etc.) collaborant avec le Club Senior, notamment leur identité, leurs coordonnées, informations nécessaires à la contractualisation (par exemple, qualifications) et données de paiement (pour le versement de leurs honoraires). Ce traitement permet de formaliser la relation contractuelle, d’organiser les interventions (planning, communication aux participants) et d’assurer la rémunération. Base légale : exécution d’un contrat (contrat de prestation ou de collaboration avec l’intervenant).

Organisation de voyages ou sorties : lorsque nous planifions des excursions, voyages ou sorties pour nos membres, nous utilisons les données d’inscription et informations pratiques (p. ex. besoins particuliers, choix de voyage) afin d’assurer la bonne organisation du voyage (réservations, assurances, encadrement). Base légale : exécution d’un contrat (organisation du voyage auquel vous vous êtes inscrit).

Organisation de formations et ateliers : pour les formations, cours ou ateliers proposés aux membres, nous traitons les données d’inscription afin de gérer les listes de participants, adapter le contenu pédagogique si nécessaire et évaluer le taux de participation. Base légale : intérêt légitime de l’association à assurer la bonne organisation de ses activités éducatives et l’amélioration continue de celles-ci.

Gestion administrative et obligations légales : certaines données sont traitées afin de remplir nos obligations administratives, comptables et légales. Par exemple, la conservation de preuves d’inscription, de facturation ou de documents comptables liés aux activités du Club Senior. Ces traitements sont nécessaires pour nous conformer à nos obligations légales (telles que les exigences fiscales et comptables). Base légale : obligation légale (respect des lois comptables et fiscales applicables).

Fonctionnement et amélioration du site web : les données de navigation (voir section Cookies) sont utilisées pour garantir le bon fonctionnement et la sécurité du site clubhaiser.lu (par exemple, prévention des fraudes ou accès non autorisés) ainsi que pour analyser la fréquentation et l’usage du site. Cela nous aide à améliorer nos services en ligne et à comprendre les intérêts des visiteurs. Base légale : intérêt légitime de l’association à assurer la sécurité du site et à optimiser son contenu. Note : lorsque la loi l’exige, votre consentement sera recueilli pour certains cookies non essentiels (voir Cookies ci-après).

Notre site Web utilise des cookies et technologies assimilées afin d’assurer son bon fonctionnement et d’améliorer votre expérience utilisateur. Un cookie est un petit fichier texte enregistré sur votre appareil (ordinateur, smartphone…) lors de la consultation d’un site. Les cookies que nous utilisons servent principalement à : (a) permettre le fonctionnement technique du site et la sauvegarde de vos préférences ; (b) réaliser des statistiques anonymes de fréquentation (par exemple via Google Analytics) pour comprendre comment les visiteurs naviguent et améliorer nos contenus ; et (c) éventuellement, proposer du contenu ou des publicités adaptés à vos centres d’intérêt.

Certains cookies proviennent de tiers partenaires. Par exemple, nous recourons à Google Analytics (service fourni par Google LLC) pour analyser l’utilisation du site. Ce service implique l’usage de cookies analytiques et le transfert de certaines données de navigation à Google (telles que l’adresse IP, informations sur l’appareil, pages consultées). Ces données sont agrégées et ne servent qu’à des fins statistiques. Google peut être amené à stocker les informations aux États-Unis ; nous veillons dans ce cas à ce que des garanties appropriées soient en place (voir section Transferts hors UE). Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de Google Analytics en installant le module de désactivation disponible sur https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Par ailleurs, notre site peut intégrer des fonctionnalités de réseaux sociaux (par ex. bouton Facebook) ou de publicité ciblée. Ces services tiers peuvent déposer leurs propres cookies afin de vous proposer des contenus personnalisés en fonction de votre navigation. Nous ne maîtrisons pas ces cookies tiers et vous invitons à consulter les politiques de confidentialité des plateformes concernées pour plus d’information.

Vous avez la possibilité de refuser ou désactiver les cookies non essentiels. Lors de votre première visite sur le site, un bandeau d’information vous permet de paramétrer vos préférences en matière de cookies. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies à tout moment. Veuillez noter que le refus de certains cookies peut affecter le fonctionnement de certains services sur le site.

Dans le cadre strict des finalités décrites ci-dessus, vos données personnelles peuvent être communiquées à des destinataires autorisés :

Personnel et entités internes : Les données sont accessibles aux employés et responsables de Foyers Seniors a.s.b.l. ainsi qu’aux animateurs des clubs concernés, uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions (par exemple, organisation d’une activité, communication avec les participants). L’ensemble du personnel est sensibilisé à la protection des données et soumis à une obligation de confidentialité.

Prestataires de services (sous-traitants) : Nous faisons appel à des organismes ou entreprises tierces pour réaliser certains traitements pour notre compte et selon nos instructions. Par exemple, l’hébergement du site Internet et de notre base de données est confié à un prestataire informatique, l’envoi de la newsletter peut être géré via une plateforme emailing spécialisée, et nous pouvons recourir à des partenaires techniques pour la maintenance de nos systèmes informatiques. Ces prestataires n’ont accès qu’aux données nécessaires à l’exécution de leurs tâches et sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité et la sécurité de vos informations.

Partenaires institutionnels ou associatifs : Dans le cadre de certaines activités co-organisées (par exemple, un événement en collaboration avec une autre association ou une commune), il peut être nécessaire de partager la liste des inscrits ou des informations pertinentes avec le partenaire en question. Dans ce cas, les personnes concernées en sont informées et les données ne sont communiquées qu’aux fins de l’organisation conjointe de l’activité.

Autorités publiques : Nous pouvons être amenés à divulguer certaines données personnelles à des autorités administratives ou judiciaires (par exemple, administrations fiscales, tribunaux, police) si la loi l’exige ou pour protéger nos droits en justice. Ce partage n’a lieu que sur requête légale valide ou obligation réglementaire.

De manière générale, nous privilégions le stockage et le traitement de vos données au sein de l’Union européenne. Toutefois, dans certains cas, vos données peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l’UE, notamment lorsque nous utilisons les services de certains prestataires informatiques ou outils en ligne.

Lorsque de tels transferts ont lieu, nous nous assurons qu’ils sont effectués conformément à la réglementation. Nous veillons notamment à ce que le pays de destination bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, ou qu’il existe des garanties appropriées mises en place pour protéger vos données (telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, des règles d’entreprise contraignantes, ou votre consentement explicite lorsque requis). Vous pouvez nous contacter pour obtenir plus d’informations sur les mesures de protection encadrant les transferts de données internationaux.

Nous conservons vos données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée peut varier selon le type de données et les obligations légales applicables :

Les données relatives aux participants et activités (inscriptions, listes de présence, informations de contact) sont généralement conservées pendant 10 ans à compter de la fin de l’année en cours. Ce délai tient compte des obligations comptables et légales de conservation de documents, ainsi que de la nécessité éventuelle de disposer d’un historique des activités. Dans le cas de certaines activités ponctuelles (par ex. une sortie exceptionnelle ou un voyage unique), les données collectées spécifiquement à cette occasion sont supprimées dès la fin de l’activité si aucune obligation légale ou justification ne commande leur conservation prolongée.

Les données collectées dans le cadre de communications (newsletter) sont conservées tant que vous n’avez pas exprimé votre souhait de ne plus les recevoir. En cas de désinscription de votre part, votre adresse email sera supprimée de notre liste d’envoi sans délai, et nous pourrons conserver de manière sécurisée une preuve de votre désinscription pendant une certaine durée pour respecter nos obligations légales. Dans tous les cas, les informations liées aux communications ne seront pas conservées au-delà de la durée nécessaire (maximum 10 ans à compter de leur collecte, sauf obligation légale contraire).

Les données concernant les intervenants et partenaires (contrats, paiements) sont conservées le temps de la relation contractuelle puis archivées pour la durée légale de conservation (par exemple, les pièces comptables sont conservées 10 ans).

Les photos et vidéos réalisées lors des événements et utilisées à des fins de communication peuvent être conservées et réutilisées tant qu’elles restent pertinentes pour la promotion de nos activités. Vous pouvez toutefois demander à tout moment le retrait d’une photographie vous concernant (voir Droits des personnes ci-dessous), auquel cas nous cesserons d’utiliser l’image en question à l’avenir.

Les données de navigation et cookies sont conservées pour des durées relativement courtes : les cookies ont une durée de vie limitée (de quelques jours à quelques mois selon leur nature), et les journaux de connexion du site sont conservés pour une durée d’environ 12 mois à des fins de sécurité et de statistiques, sauf exigence légale de conservation plus longue.

Au-delà des durées indiquées ci-dessus ou dès que les données ne sont plus nécessaires, nous procédons à leur suppression ou anonymisation de manière sécurisée. Dans certains cas, nous pouvons conserver des données archivées de manière sécurisée pour répondre à des obligations légales, résoudre des litiges ou faire valoir nos droits (accès restreint et suppression définitive une fois l’objectif atteint).

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation ou l’altération. Cela inclut notamment l’utilisation de systèmes informatiques sécurisés, le chiffrement et des protocoles de transmission sécurisée pour le site web, ainsi que des procédures internes de gestion des données et de contrôle des accès. Nos prestataires externes sont également tenus de respecter des standards de sécurité élevés. En dépit de nos efforts, aucun système n’est totalement infaillible ; en cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais conformément à la réglementation.

Conformément au RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données personnelles :

Droit d’accès : obtenir la confirmation que nous détenons des données vous concernant et en recevoir une copie, ainsi que des informations sur les traitements effectués.

Droit de rectification : faire corriger ou mettre à jour vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : obtenir la suppression de vos données dans les conditions prévues par la loi (par exemple, si les données ne sont plus nécessaires, ou si vous retirez votre consentement pour un traitement fondé sur celui-ci).

Droit à la limitation du traitement : suspendre temporairement l’utilisation de certaines de vos données, par exemple le temps de vérifier leur exactitude ou en cas d’utilisation illicite.

Droit d’opposition : vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à ce que vos données fassent l’objet d’un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de prospection ou de communication (par exemple, si vous ne souhaitez plus recevoir nos informations ou newsletters, nous cesserons de vous les envoyer sur simple demande).

Droit à la portabilité : recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander à ce qu’elles soient transmises directement à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible. Ce droit s’applique uniquement aux données que vous nous avez fournies, traitées de manière automatisée et sur la base de votre consentement ou d’un contrat.

Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement de vos données est fondé sur votre consentement (par ex. utilisation de votre image), vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Ce retrait n’aura pas d’effet rétroactif sur la légalité des traitements déjà effectués, mais signifiera que nous ne continuerons plus à traiter les données concernées pour l’avenir.

Pour exercer vos droits, il vous suffit de nous contacter en justifiant de votre identité (afin d’éviter tout accès non autorisé à vos données). Vous pouvez adresser votre demande par écrit à l’adresse postale indiquée dans la section Responsable du traitement.

Vous pouvez également, au choix, vous adresser directement à votre Club, qui transmettra votre demande à son Délégué à la Protection des Données, ou contacter ce dernier directement à l’adresse suivante : dpo@luxgap.com.

Nous nous efforcerons de vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans le respect du délai légal (un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois si nécessaire).

L’exercice de vos droits est gratuit, sauf en cas de demande manifestement infondée ou excessive. Certains droits peuvent ne pas s’appliquer dans des situations précises prévues par le RGPD ou la législation luxembourgeoise.

Enfin, si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous avez la faculté d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle luxembourgeoise, la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), à l’adresse 15 Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, ou via son site https://cnpd.public.lu.

Nos services et activités s’adressent généralement à un public adulte (50 ans et plus dans le cadre des clubs seniors).

Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes mineures. Si, néanmoins, un mineur participait à une activité ou nous communiquait des données (par exemple en nous contactant), nous prendrions les mesures appropriées pour supprimer ces données ou obtenir l’autorisation parentale lorsque la loi l’exige.